Kako napraviti fakturu i šta mora da piše na njoj

Obavezni elementi fakture

Spisak dolazi iz člana 42 Zakona o PDV-u i odnosi se na obveznike PDV-a. Ako niste u sistemu PDV-a, na primer kao preduzetnik na paušalu, na fakturu idu isti podaci bez iznosa PDV-a, a umesto njih napomena da PDV nije obračunat. To je i ono što klijenti i njihovi knjigovođe očekuju da vide.

1. Vaši podaci: naziv, adresa i PIB. Uobičajeno se dodaju matični broj i broj tekućeg računa.
2. Mesto i datum izdavanja fakture.
3. Broj fakture, po redu.
4. Podaci kupca: naziv, adresa i PIB. Fizičko lice nema PIB, pa za njega ostaju ime i adresa.
5. Stavke: vrsta i količina robe, odnosno vrsta i obim usluge, sa cenom.
6. Datum prometa: dan kada je roba isporučena ili usluga završena. Ako je primljen avans, i iznos avansa.
7. Osnovica, stopa i iznos PDV-a, ako ste u sistemu PDV-a.
8. Napomena o PDV-u kada ga ne obračunavate, sa propisom na koji se pozivate.

Obveznici PDV-a koji porez obračunavaju po naplaćenoj realizaciji (sistem naplate) to navode i na fakturi.

Pečat i potpis nisu obavezni

Faktura ne mora da bude pečatirana ni potpisana da bi bila ispravna, i ne mora da bude odštampana. PDF poslat imejlom je dovoljan. Neki klijenti i dalje traže potpis ili pečat, pa ih mnogi stavljaju, ali to je stvar dogovora, a ne propisa.

Broj fakture

Svaka faktura ima svoj broj i fakture se numerišu redom. Uobičajeno je da numeracija kreće od 1 svake godine, u obliku 1/2026 ili 2026-001. Ne preskačite brojeve i ne koristite isti broj dva puta. Ako je izdata faktura pogrešna, knjigovođa će vam reći da li je stornirate ili ispravljate, ali njen broj ne dodeljujete drugoj fakturi.

Datum izdavanja, datum prometa i rok plaćanja

Datum izdavanja je dan kada pravite fakturu. Datum prometa je dan kada je posao obavljen ili roba isporučena. Ta dva datuma ne moraju da se poklapaju: uslugu završenu 30. septembra možete fakturisati 2. oktobra, kao u primeru iznad.

Rok plaćanja nije među obaveznim elementima, ali bez njega ni vi ni klijent ne znate kada faktura kasni. Najčešći rokovi su 8, 15 i 30 dana. Za uplatu u dinarima dodajte broj tekućeg računa i poziv na broj. Najjednostavnije je da poziv na broj bude broj fakture, pa svaku uplatu odmah povežete sa fakturom.

Napomena kada ne obračunavate PDV

Ako niste u sistemu PDV-a, na fakturi mora da piše zašto PDV nije obračunat. Najčešće se koristi jedna od ove dve rečenice:

• „PDV nije obračunat u skladu sa članom 33 Zakona o PDV-u.”
• „Obveznik nije u sistemu PDV-a.”

Prva se poziva na odredbu o malim poreskim obveznicima, druga samo navodi činjenicu. Izaberite onu koju preporuči vaš knjigovođa i koristite je na svim fakturama. Za klijente iz inostranstva napomena je drugačija, što je objašnjeno u vodiču Faktura za klijente iz inostranstva.

Da li faktura mora da ide preko SEF-a?

Zavisi od toga ko je izdaje i kome.

• Obveznik PDV-a koji fakturiše drugoj firmi u Srbiji mora da izda elektronsku fakturu kroz Sistem elektronskih faktura (SEF).
• Preduzetnici na paušalu i drugi van sistema PDV-a ne moraju da koriste SEF za fakture firmama.
• Ko fakturiše javnom sektoru (ministarstvu, opštini, školi, javnom preduzeću) mora da se registruje na SEF i fakturu pošalje kroz njega. Posle registracije ostajete korisnik SEF-a najmanje do kraja sledeće godine.
• Fakture kupcima iz inostranstva i fizičkim licima ne idu kroz SEF.

Najčešće greške

• PIB kupca nedostaje ili je prepisan pogrešno.
• Nema datuma prometa, pa se ne vidi u koji mesec posao spada.
• Broj fakture je preskočen ili ponovljen.
• Izdavalac van sistema PDV-a nije napisao napomenu o PDV-u.
• Faktura je izdata firmi čiji je račun u blokadi. Faktura je ispravna, ali naplata je neizvesna, pa se isplati da status kupca proverite pre posla.

Kako to izgleda u Fakturiju

Na formi su polja za sve navedeno: datum prometa, mesto izdavanja, PIB i matični broj, broj računa, poziv na broj i napomena o PDV-u. Kada ukucate PIB kupca, naziv, adresa i račun se popunjavaju iz Jedinstvenog registra računa NBS, a ako je račun u blokadi, vidite upozorenje pre nego što izdate fakturu. Broj sledeće fakture se predlaže sam i kreće od 1 svake godine, a pregled pored forme je tačno onaj PDF koji klijent dobija.